Was ein eigenes Backup-Team wirklich kostet

Der Einkauf ist die kleinere Hälfte. Die größere heißt Betrieb — und sie steht in keinem Angebot.

Die Frage kommt in fast jedem Gespräch, meistens als Feststellung: Das mache ich doch selbst.

Für den Einkauf stimmt das oft. Wer Volumen hat, bekommt Lizenzen und Speicher zu guten Konditionen — an dieser Stelle rechnet sich Eigenbetrieb rechnerisch fast immer. Der Denkfehler liegt nicht in der Rechnung, sondern in dem, was sie nicht enthält.

Was nach dem Einkauf anfängt

Die Plattform. Eine Service-Provider-Konsole will installiert, aktualisiert, gesichert und überwacht werden. Dazu die Infrastruktur, über die Kundendaten hereinkommen: Gateways, Repositories, Zertifikate, Firewallregeln.

Die Meldung. Verbrauchsabrechnung heißt: Jeden Monat werden Nutzungsdaten exportiert, gegen den Vormonat abgeglichen, Auffälligkeiten geklärt und fristgerecht eingereicht. Die Frist ist nicht verhandelbar, und eine Prüfung zu früh im Monat bringt nichts, weil die Zahlen dann noch nicht final sind. Das Zeitfenster ist also nicht der Monat, sondern wenige Tage.

Der Abgleich. Genau hier entsteht der teuerste Fehler, und er ist unsichtbar: Die automatische Erfassung meldete in einem dokumentierten Fall rund 10.170 Punkte, in Rechnung gestellt wurden 8.915. Gut 1.250 Punkte, Monat für Monat, zulasten des Anbieters. Nicht durch einen Angriff, nicht durch Betrug — durch eine Zahl, die niemand nachgerechnet hat.

Die Wiederherstellung. Nicht der Job, sondern der Test: Ist alles da? Wie lange dauert es? Läuft das System danach? Kommt ein zweiter Kollege damit klar? Wer das nie prüft, hat kein Backup, sondern eine Hoffnung.

Die Rechnung, die selten aufgemacht wird

Zwei reale Fälle aus unserer Praxis, beide ohne gutes Ende für den Selbstbetrieb:

Der Kollege, der es selbst gebaut hat. Ein IT-Dienstleister betrieb ein Jahr lang seinen eigenen Provider-Zugang. Technisch lief es. Aufgegeben hat er trotzdem — an dem immer gleichen manuellen Abgleich, alle drei Monate, pro Agent. Nicht ein großes Problem, sondern hundert kleine.

Der Wechsel wegen des Speicherpreises. Ein Partner kündigte, weil ein Distributor den Speicher günstiger anbot. Der Preisunterschied war echt. Was er mitgekauft hat, stand nicht im Angebot: Konsolen- und Lizenzhandling, komplett zurück auf seinem Tisch.

In beiden Fällen war die Einkaufsrechnung richtig. Sie war nur unvollständig.

Der Posten, den niemand kalkuliert

Das Personalrisiko. Backup-Betrieb hängt in kleinen und mittleren Häusern fast immer an einer Person. Die kennt die Umgebungen, weiß, welcher Job bei welchem Kunden warum konfiguriert ist, und merkt, wenn eine Zahl komisch aussieht.

Diese Person geht in Urlaub. Sie wird krank. Sie kündigt.

Ab dem Tag ist der Betrieb nicht teurer — er ist unbesetzt. Und die Nachbesetzung ist im aktuellen Markt kein Kostenposten, sondern eine offene Frage. Deshalb ist der vierte Prüfpunkt eines Restore-Tests — kommt ein zweiter Kollege damit klar — in Wahrheit eine betriebswirtschaftliche Frage, keine technische.

Was der Eigenbetrieb an Aufmerksamkeit kostet

Rechne nicht in Geld, sondern in Unterbrechungen. Jede Meldefrist, jeder rote Job, jede Rückfrage aus der Konsole trifft einen Menschen, der gerade etwas anderes tut — meistens den, der beim Kunden Umsatz erzeugen sollte.

Die ehrlichste Frage lautet deshalb nicht „Was kostet der Betrieb?", sondern: Wovon nehme ich die Zeit weg?

Wann Eigenbetrieb trotzdem richtig ist

Es gibt diese Fälle, und wir sagen sie:

• Du hast genug Volumen, dass sich eine eigene Plattform trägt, und mindestens zwei Leute, die sie beherrschen.
• Backup ist bei dir strategisches Kerngeschäft, nicht Beiwerk zum Systemhaus.
• Du willst die Datenhoheit vollständig im eigenen Haus, aus Gründen, die über die Kalkulation hinausgehen.

Was wir dabei ausdrücklich nicht behaupten: dass du ohne uns Lizenzen von Hand erneuern müsstest. Eine selbst betriebene Konsole automatisiert das durchaus. Das Argument liegt eine Ebene höher — nicht die Automatik ist das Produkt, sondern die betriebene Plattform dahinter.

Wie du es für dich rechnest

Nimm nicht unsere Zahlen, nimm deine. Drei Fragen genügen:

1. Wie viele Stunden im Monat gehen für Meldung, Abgleich, Überwachung und Störfälle drauf — und von wessen Stundensatz?
2. Wie viele Kunden willst du in zwei Jahren betreuen, und skaliert dein heutiger Ablauf dahin?
3. Was passiert nächsten Monat, wenn die Person ausfällt, die das heute macht?

Wenn du bei allen drei Fragen ruhig bleibst, betreib es selbst. Wenn eine davon unangenehm ist, lohnt ein Gespräch.